IT kiszervezés megtervezése

Mivel egy vállalkozás sikeres működése nagymértékben függ az informatikai háttér minőségétől, ezért sokszor az IT kiszervezés a legjobb döntés az informatikai feladatok megoldására. A külsős erőforrások igénybevételével rengeteg terhet dobhatunk le a vállunkról. Az outsourcing segít abban, hogy a vállalkozásépítés szempontjából fontos feladatokra, az üzleti főtevékenységünkre koncentrálhassunk.

Honnan tudom, hogy szükséges az IT kiszervezés?

Rengeteg oka lehet annak, ha egy cég az informatikai feladatainak kiszervezése mellett dönt. Megbízhatunk külsős IT-s céget a költséghatékonyság, a gyors növekedésből adódó IT átszervezése és fenntartása, vagy a rendszerkritikus folyamatok biztonságának növelése miatt is.

Az IT kiszervezés lehetőséget nyújt arra, hogy a súlyos költségeket jelentősen csökkentve teremthessük meg cégünk működéséhez a biztonságos, mindig naprakész informatikai hátteret. Ilyen módon pedig az IT feladatok helyett a hétköznapokban végre kizárólag üzleti főtevékenységünkre koncentrálhatunk, minimalizálva ezzel a bevételkiesés lehetőségét.

Mik az IT kiszervezés előnyei?

A költséghatékonyság mellett az outsourcing egyik legnagyobb előnyét a céges informatikai hálózat folyamatos védettsége, karbantartottsága jelenti.

A kiszervezett IT segítségével extra kiadások nélkül juthatunk hozzá a legfrissebb technológiákhoz, szervereink pedig a nap huszonnégy órájában a hozzáértő kezekben lesznek, képzett szakemberek ügyelnek adataink biztonságára.

Mindezt anélkül, hogy a szervereinknek külön helyiséget, a velük foglalkozó informatikusoknak pedig külön irodát kellene fenntartanunk vállalkozásunk telephelyén.

Hogyan vágjunk bele?

Első lépésben fontos, hogy eldöntsük, mely feladatokat szeretnénk külsős cég kezébe adni, mik azok a folyamatok, melyekkel mi magunk nem tudunk, vagy nem akarunk megbirkózni a jövőben.

Ha úgy akarjuk, akár teljes hálózatunk működtetését is kiszervezhetjük, de részfeladatokat is átadhatunk az ezzel foglalkozó külsős szakemberek kezébe. Azonban tanácsos a vállalkozás normál üzletmenetéhez elengedhetetlen feladatokat mind a partnerünkre bízni. Itt a szoftverfejlesztéstől kezdve, a szerver bérlésen át, egészen a biztonsági, karbantartási, rendszergazdai, valamint ügyfélszolgálati feladatokig, szinte bármire találhatunk profi, külsős szolgáltatót.

Vállalkozásunk méretétől és a személyre szabottsági igényeinktől függően választhatunk a nagyobb cégek általánosabb, valamint a kisebb, lokális vállalkozások személyre szabottabb ajánlatai közül.

Miért vonakodnak sokan az IT kiszervezés gondolatától?

Kitettség

Sok cégvezető azért nem mer váltani és egy professzionális külsős IT-s céggel dolgozni, mert a saját belsős rendszergazdájuk, aki már évek óta a cég alkalmazásában áll, túl sok mindent tud ráadásul sok esetben a hiányos dokumentáció miatt túl nagy befolyással bír.

Helyettesítés hiánya

Ha a céges rendszereinket egyetlen személy felügyeli, akkor az ő kiesése hatalmas kockázatot jelenthet a vállalkozás üzletmenetére. Betegség, elfoglaltság vagy egyéb körülmények miatt kiesvén sokszor nem lehet megoldani a helyettesítését és így a felmerülő problémákat sem.

Nem tud előre tervezni

Azok a cégvezetők, akik belsős rendszergazdákat alkalmaznak, könnyen belefuthatnak egy komoly problémába. A belsős rendszergazdák ugyanis gyakran annyira le vannak terhelve napi operatív feladatokkal, hogy nem marad idejük az előre tervezésre, kockázat elemzésre, riportolásra. Ilyen esetben a rendszergazdák nem tudják előre, hogy milyen hibákra lehet számítani a jövőben, amikor már az IT eszközök elavulnak, amikor új, hatékonyabb technológiákkal lehetne kiváltani a jelenlegi megoldásokat és mik a leginkább fejlesztésre szoruló területek a cég IT rendszereiben.

Csapatmunka hiánya

Sok cég a kezdeti időszakban elindul egyetlen IT-sel, azonban a fejlődés következtében egy idő után kinövik őt. Ebben az esetben nem feltétlenül a tudás és szakmai tapasztalat hiányával van a gond. Egyszerűen egy rendszergazda szolgáltatást nyújtó csapatnak a létszámból adódóan sokkal több tudása, tapasztalata, ötlete és javaslata van, mint egy olyan személynek, aki évek óta ugyanazokat a rendszereket használja. Nekünk is vannak határaink, azonban ezek kevésbé merevek és a spektrum is szélesebb, hiszen, ha egyikünk nem tud megoldani valamit, előbb-utóbb találunk olyat, aki képes rá. Egy adott területen nem ragaszkodunk a saját megoldásainkhoz, a lehetőségekhez mérten mindig adunk választási lehetőséget az ügyfeleknek.

Nincs adminisztráció a napi tevékenységekről

A saját rendszergazdával dolgozó cégek gyakran szembesülnek azzal a problémával, hogy nem tudják, hogy min dolgoznak az IT-sek, mivel telik a munkaidejük, hogy milyen hiba megoldására mennyi időt kell fordítaniuk és hogy mikor tudnak időt allokálni egy nagyobb volumenű feladat megoldására.

Ahogy mi is, egy professzionális rendszergazda szolgáltatást nyújtó partner a havi számla mellé teljesítésigazolást is mellékel ügyfeleknek. A mi esetünkben ez úgy néz ki, hogy teljesen transzparens, hogy az adott cégtől érkező hibajegy alatt mit kért az ügyfél, milyen prioritású volt a hibajegy, mennyi időt igényelt a megoldása, operátori vagy mérnöki munkát igényelt-e, mikor zártuk le a folyamatot, valamint a megoldás munkaidőben, munkaidőn túl, hétvégén, továbbá távolról, vagy telephelyen történt-e.

Nem költséghatékony az üzemelés

Számos vállalkozás elavult IT eszközöket használ legfőképp a hozzáértés hiánya miatt és költséghatékonysági megfontolásokból. Egyes helyeken például még ma is 2007-es Microsoft Exchange levelezőrendszert használnak, ami már nem felel meg a kor követelményeinek, de itt a Windows 7-et és még sok más szoftvert fölsorolhatnánk. A korszerűtlen eszközök nem csak lassúak vagy képtelenek kiszolgálni a modern üzleti elvárásokat, de sorozatos rendszerhibákat is okoznak és IT biztonsági szempontból is kritikusabbak. Bár a cégek ilyenkor nem feltétlenül érzékelik a problémákat, de a háttérben minél több rendszerhibát kell áthidalnia az informatikusoknak, annál inkább növekedni fog az esély egy katasztrófa bekövetkezésére. Sok cég drágának találhatja a korszerű rendszerekre való áttérést és a modern IT eszközökre való beruházást, de igazán nagy költség akkor keletkezik, amikor 5 napig nem működik a weboldal, a levelezés, a számlázás vagy a vállalatirányírási rendszer egy leállást követően.

Nincs szakmai biztosítás

Bármilyen tapasztalt is a rendszergazda, előbb-utóbb biztosan hibázni fog. Lehet, hogy a hiba 50 ezer forintba, de az is lehet, hogy 50 millióba fog kerülni a cégnek. Bárhogy is, abban biztosak lehetünk, hogy a károkat nem a belsős rendszergazda fogja rendezni. Persze köthetünk biztosítást, de attól még nem oldódnak meg a problémák. Mi egy egész csapattal dolgozunk és még velünk is előfordulhat, hogy hibázunk, amiért viszont teljeskörű garanciát vállalunk.

Vélemény, hozzászólás?

Rendszergazda vészhelyzeti telefonszám
ElérhetőségekElérhetőségek