Hogyan alakítsunk ki biztonságos home office megoldásokat a vállalkozásunknak? Ebben a bejegyzésen bemutatjuk, hogy milyen veszélyeket rejthetnek az otthoni munkavégzésre optimalizált, de nem megfelelően kivitelezett IT rendszerek, hogy milyen alapkövetelményei vannak a biztonságos home officenak, valamint végigvesszük a kialakítás konkrét folyamatait is.
Az utóbbi hetek másról sem szólnak, mint a COVID-19 névre keresztelt világjárványról, hétköznapi nevén a koronavírusról. A járványnak az egészségügyi aspektusain túl már most számos kihívását érezzük a bőrünkön, amelyek a hatósági izolációs intézkedések nyomán léptek életbe.
Tartalomjegyzék- A home office előnyei
- Önállóan nem ajánlott megszervezni a home officet
- A biztonságos home office feltételei
- A távoli munkavégzés gyakorlati kialakítása
- Mennyi időre tervezzünk?
Az egyik legnagyobb kihívás, ami előttünk áll, a munkahelyek átszervezése olyan módon, hogy minél kevesebb munkavállalónak kelljen másokkal érintkeznie a következő hetekben vagy akár hónapokban.
Bár nem minden területen megvalósítható, de az egyik leginkább kézenfekvő megoldás lehet sok kis- és középvállalkozás esetében a home office bevezetése.
A home office előnyei
Jelen pillanatban a legtöbb vállalatban kényszer szüli a digitális átállást az otthoni munkavégzésre, azonban ez nem jelenti, hogy ezzel együtt hatékonyságot is kell veszíteni.
Szerencsére ma már eltérő fizikai helyen is számos megoldással tudjuk megvalósítani azokat a csoportos feladatokat is, amelyeket általában egy térben szoktunk másokkal megoldani. Rengeteg teamwork szoftver létezik, amikkel hatékonyan tudunk meetingelni, konzultációkat és megbeszéléseket tartani. Ilyen célokra készültek például a Skype, a Zoom vagy a Microsoft Teams szoftverei is.
A helyzet tehát adott, a technológia már évek óta rendelkezésre áll, hogy otthonról is hatékonyan és biztonságosan tudjanak dolgozni a munkavállalók, azonban a távoli munkavégzés számos veszélyt hordoz magában, és a nem megfelelő kialakítással nem csak hatékonyságot, de rengeteg adatot és pénzt is veszíthet a vállalkozásunk.
Önállóan nem ajánlott megszervezni a home officet
A koronavírus járvány a legtöbb céget felkészületlenül érte, ezért sokan hazaküldik a munkavállalókat a céges laptoppal és telefonnal, azzal a megjegyzéssel, hogy mostantól otthonról kell elvégezniük a szokásos feladataikat. Ez a megoldás üzletpolitikai szempontokat figyelembe véve teljesen érthető, azonban olyan veszélyeket rejt, amelyekre a legtöbb vállalati döntéshozó nem gondol vagy nem tartja reálisnak. Ilyen veszélyek az alábbiak:
- A vállalati megoldásnak megfelelő sávszélességű internet szükséges az otthonokba a munkavállalók hatékony munkavégzéséhez
- A munkahelyi hálózat korlátozottan bírja el a tömeges távolról indított egyidejű munkameneteket
- Legyen az otthoni gépen licenszelt, frissített víruskereső, máskülönben az otthoni gépek biztonsági réseket jelentenek, hiszen egy vírus az egész vállalatot megbéníthatja
- Az alap beállításokkal működtetett home WIFI router, biztonsági rést jelent a vállalat számára
- Ha az adatok saját eszközökön tároltak, akkor az adatvesztés kockázata lényegesen nagyobb, mintha az adatokat a vállalat által felcsatolt hálózati meghajtókon tárolnák.
- Az adatvesztések és az adatok eltulajdonítása ma nagyobb veszélyt jelent, mint bármikor máskor a történelemben, hiszen nem csak az elmúlt évek tendenciái folytatódnak, miszerint egyre nagyobb teret nyer a kiberbűnözés, de a kialakult helyzet miatt a hackerek biztosan növelni fogják az online aktivitásukat.
A biztonságos home office feltételei
A dolgozók biztonságos otthoni munkavégzések megszervezéséhez az alábbi kritériumoknak kell megfelelni:
Tartományvezérlő megléte: Ez egy olyan szerver, amely képes a felhasználók azonosítására és a jogosultságuk ellenőrzésére. A tartományvezérlők tárolják a felhasználói fiókok adatait is.
Redundancia kialakítása: A redundáns kialakítás célja a megbízhatóság növelése, vagyis a leállásmentes, zavartalan működés biztosítása és az adatvesztés elkerülése. Ezen belül a hálózati redundancia biztosítja, hogy a hálózat szolgáltatásaiban ne okozhasson meghibásodást egy adott útvonal hibája. A hálózati elemek redundanciájának (többszörözöttségének) köszönhetően több útvonalon keresztül is elérhető ugyanaz a hálózati eszköz és annak szolgáltatása, így szükség esetén egy meghibásodott útvonal helyett használni lehet egy másik útvonalat, ezáltal a hiba ellenére zavartalanul tudnak működni a szolgáltatások. Főleg az olyan folyamatoknál kritikus fontosságú, amelyek kiesése a normál üzletmenet leállását eredményezné (pl: levelezés).
Biztonsági mentés: Az új helyzet miatt a munkavállalók most tömegesen dolgoznak távolról, ami jelentősen megnöveli az adatvesztés kockázatát. A rendszeres biztonsági mentés elengedhetetlen a kisebb vállalkozások számára is, hiszen nem csak az ártalmas szoftverektől kell féltenünk az értékes információinkat. A gépek túlmelegedése vagy egy emberi hiba is éppolyan problémákat okozhat, mint a számítógépes vírusok. Íme néhány tény a merevlemezekről:
- Minden 15 másodpercben egy merevlemez tönkremegy
- A laptopok 15 százalékát vagy ellopják, vagy meghibásodik a merevlemeze
- Ötből egy számítógép végzetes merevlemez károsodást szenved élete során
- Minden merevlemez meghibásodik egy idő után
Helyi szerver használata: A fizikai szerver használata lerövidítheti a fájlok elérési idejét, hiszen szemben a felhő alapú adattárolással, a helyi szervernek nem kell adott esetben megküzdenie a gyengébb vállalati sávszélességgel az adatok lehívásakor.
A távoli munkavégzés gyakorlati kialakítása
Az IT eszközök összehangolása során a legfontosabb szempont, hogy minden vállalati szolgáltatás oda kerüljön, ahol a jellegéből adódóan a legideálisabb helyen van. A levelezőrendszert érdemes adatparkból vagy felhőből (MS O365, Google, stb..) üzemeltetni. A kulcsfontosságú adatokat pedig nem csak a helyi szerveren, de egy biztonságos, fizikailag eltérő helyszínen is tárolni szükséges. Az igazán profi (és költséges) megoldás, ha tartományvezérlőből kettő áll rendelkezésünkre, egy helyi és egy, amelyiket felhőben szinkronizálunk.
A biztonságos távoli munkavégzés rendszerének kialakításához az alábbi intézkedések szükségesek:
- Kiemelt fontosságú, hogy a vállalati irodában lévő internet sávszélessége elbírja a távoli munkavégzést, továbbá a home officeban dolgozó kollégák otthoni internete is megfelelően erős kell, hogy legyen.
- Ki kell vonni azokat az elemeket, amelyek IT biztonsági szempontból alkalmatlanok a távoli hozzáférésre (tehát támogatását veszített operációs rendszerrel üzemelő gépek, legfrissebb verziójú de nem naprakész, minden munkához nem szükséges és/vagy megkérdőjelezhető forrásból származó szoftverek).
- Minden szoftver megléte és beállítása, amely a munkához kell
- A vállalat számára elérhető 0. napi kártevők ellen is védő szoftver telepítése és teljes scan futtatása.
- A munkavállalók lehetőleg ne a számítógép merevlemezére, hanem már a munka végzése közben is automatikusan felhőbe vagy külső szerverre mentsék a fájlok.
- A szerverekről megfelelő biztonsági mentés készüljön.
- Vállalati távmenedzsment rendszer telepítése, hogy a céges infrastruktúrába újonnan bekerülő gép is megfelelő kezekbe kerüljön
Mi, a gbl IT groupnál már számtalan távoli munkavégzésre is alkalmas vállalati IT rendszert hoztunk létre és üzemeltetjük is azokat.
Biztonságos home office megoldás kialakítása miatt keressen minket bátran bizalommal! Az alábbi gombra kattintva eljuthat az ajánlatkérő aloldalunkra.
Mennyi időre tervezzünk?
Sajnos jelen pillanatban lehetetlen megmondani, hogy mennyi időre kell berendezkedniük a vállalkozásoknak a távoli munkavégzésre. Ha hat hónapnál tovább szükséges home officeban tartani a munkavállalóinkat, akkor a professzionális IT rendszerek kialakítása nélkül gyakorlatilag garantált a hatékonyságvesztés.
Ha ez lesz a forgatókönyv, akkor a vállalat audiovizuális és IM messaging kommunikációs platfromjainak újragondolása is fontos szempont lehet. Ebben a válsághelyzetben ugyanis nagyon fontos a napi kommunikáció, és a megfelelő belső kohézió fenntartása.
Ilyen helyzetben elengedhetetlen a magas színvonalú IT támogatás, a vállalat általános operatív működése a tét!
