Mivel egy vállalkozás sikeres működése nagymértékben függ az informatikai háttér minőségétől, ezért sokszor az IT kiszervezés a legjobb döntés az informatikai feladatok megoldására. A külsős erőforrások igénybevételével rengeteg terhet dobhatunk le a vállunkról. Az outsourcing segít abban, hogy a vállalkozásépítés szempontjából fontos feladatokra, az üzleti főtevékenységünkre koncentrálhassunk.
Tartalomjegyzék
- Honnan tudom, hogy szükséges az IT kiszervezés?
- Mik az IT kiszervezés előnyei?
- Hogyan vágjunk bele?
- Miért vonakodnak sokan az IT kiszervezés gondolatától?
Honnan tudom, hogy szükséges az IT kiszervezés?
Rengeteg oka lehet annak, ha egy cég az informatikai feladatainak kiszervezése mellett dönt. Megbízhatunk külsős IT-s céget a költséghatékonyság, a gyors növekedésből adódó IT átszervezése és fenntartása, vagy a rendszerkritikus folyamatok biztonságának növelése miatt is.
Az IT kiszervezés lehetőséget nyújt arra, hogy a súlyos költségeket jelentősen csökkentve teremthessük meg cégünk működéséhez a biztonságos, mindig naprakész informatikai hátteret. Ilyen módon pedig az IT feladatok helyett a hétköznapokban végre kizárólag üzleti főtevékenységünkre koncentrálhatunk, minimalizálva ezzel a bevételkiesés lehetőségét.
Mik az IT kiszervezés előnyei?
A költséghatékonyság mellett az outsourcing egyik legnagyobb előnyét a céges informatikai hálózat folyamatos védettsége, karbantartottsága jelenti.
A kiszervezett IT segítségével extra kiadások nélkül juthatunk hozzá a legfrissebb technológiákhoz, szervereink pedig a nap huszonnégy órájában a hozzáértő kezekben lesznek, képzett szakemberek ügyelnek adataink biztonságára.
Mindezt anélkül, hogy a szervereinknek külön helyiséget, a velük foglalkozó informatikusoknak pedig külön irodát kellene fenntartanunk vállalkozásunk telephelyén.
Hogyan vágjunk bele?
Első lépésben fontos, hogy eldöntsük, mely feladatokat szeretnénk külsős cég kezébe adni, mik azok a folyamatok, melyekkel mi magunk nem tudunk, vagy nem akarunk megbirkózni a jövőben.
Ha úgy akarjuk, akár teljes hálózatunk működtetését is kiszervezhetjük, de részfeladatokat is átadhatunk az ezzel foglalkozó külsős szakemberek kezébe. Azonban tanácsos a vállalkozás normál üzletmenetéhez elengedhetetlen feladatokat mind a partnerünkre bízni. Itt a szoftverfejlesztéstől kezdve, a szerver bérlésen át, egészen a biztonsági, karbantartási, rendszergazdai, valamint ügyfélszolgálati feladatokig, szinte bármire találhatunk profi, külsős szolgáltatót.
Vállalkozásunk méretétől és a személyre szabottsági igényeinktől függően választhatunk a nagyobb cégek általánosabb, valamint a kisebb, lokális vállalkozások személyre szabottabb ajánlatai közül.
Miért vonakodnak sokan az IT kiszervezés gondolatától?
Kitettség
Sok cégvezető azért nem mer váltani és egy professzionális külsős IT-s céggel dolgozni, mert a saját belsős rendszergazdájuk, aki már évek óta a cég alkalmazásában áll, túl sok mindent tud ráadásul sok esetben a hiányos dokumentáció miatt túl nagy befolyással bír.
Helyettesítés hiánya
Ha a céges rendszereinket egyetlen személy felügyeli, akkor az ő kiesése hatalmas kockázatot jelenthet a vállalkozás üzletmenetére. Betegség, elfoglaltság vagy egyéb körülmények miatt kiesvén sokszor nem lehet megoldani a helyettesítését és így a felmerülő problémákat sem.
Nem tud előre tervezni
Azok a cégvezetők, akik belsős rendszergazdákat alkalmaznak, könnyen belefuthatnak egy komoly problémába. A belsős rendszergazdák ugyanis gyakran annyira le vannak terhelve napi operatív feladatokkal, hogy nem marad idejük az előre tervezésre, kockázat elemzésre, riportolásra. Ilyen esetben a rendszergazdák nem tudják előre, hogy milyen hibákra lehet számítani a jövőben, amikor már az IT eszközök elavulnak, amikor új, hatékonyabb technológiákkal lehetne kiváltani a jelenlegi megoldásokat és mik a leginkább fejlesztésre szoruló területek a cég IT rendszereiben.
Csapatmunka hiánya
Sok cég a kezdeti időszakban elindul egyetlen IT-sel, azonban a fejlődés következtében egy idő után kinövik őt. Ebben az esetben nem feltétlenül a tudás és szakmai tapasztalat hiányával van a gond. Egyszerűen egy rendszergazda szolgáltatást nyújtó csapatnak a létszámból adódóan sokkal több tudása, tapasztalata, ötlete és javaslata van, mint egy olyan személynek, aki évek óta ugyanazokat a rendszereket használja. Nekünk is vannak határaink, azonban ezek kevésbé merevek és a spektrum is szélesebb, hiszen, ha egyikünk nem tud megoldani valamit, előbb-utóbb találunk olyat, aki képes rá. Egy adott területen nem ragaszkodunk a saját megoldásainkhoz, a lehetőségekhez mérten mindig adunk választási lehetőséget az ügyfeleknek.
Nincs adminisztráció a napi tevékenységekről
A saját rendszergazdával dolgozó cégek gyakran szembesülnek azzal a problémával, hogy nem tudják, hogy min dolgoznak az IT-sek, mivel telik a munkaidejük, hogy milyen hiba megoldására mennyi időt kell fordítaniuk és hogy mikor tudnak időt allokálni egy nagyobb volumenű feladat megoldására.
Ahogy mi is, egy professzionális rendszergazda szolgáltatást nyújtó partner a havi számla mellé teljesítésigazolást is mellékel ügyfeleknek. A mi esetünkben ez úgy néz ki, hogy teljesen transzparens, hogy az adott cégtől érkező hibajegy alatt mit kért az ügyfél, milyen prioritású volt a hibajegy, mennyi időt igényelt a megoldása, operátori vagy mérnöki munkát igényelt-e, mikor zártuk le a folyamatot, valamint a megoldás munkaidőben, munkaidőn túl, hétvégén, továbbá távolról, vagy telephelyen történt-e.
Nem költséghatékony az üzemelés
Számos vállalkozás elavult IT eszközöket használ legfőképp a hozzáértés hiánya miatt és költséghatékonysági megfontolásokból. Egyes helyeken például még ma is 2007-es Microsoft Exchange levelezőrendszert használnak, ami már nem felel meg a kor követelményeinek, de itt a Windows 7-et és még sok más szoftvert fölsorolhatnánk. A korszerűtlen eszközök nem csak lassúak vagy képtelenek kiszolgálni a modern üzleti elvárásokat, de sorozatos rendszerhibákat is okoznak és IT biztonsági szempontból is kritikusabbak. Bár a cégek ilyenkor nem feltétlenül érzékelik a problémákat, de a háttérben minél több rendszerhibát kell áthidalnia az informatikusoknak, annál inkább növekedni fog az esély egy katasztrófa bekövetkezésére. Sok cég drágának találhatja a korszerű rendszerekre való áttérést és a modern IT eszközökre való beruházást, de igazán nagy költség akkor keletkezik, amikor 5 napig nem működik a weboldal, a levelezés, a számlázás vagy a vállalatirányírási rendszer egy leállást követően.
Nincs szakmai biztosítás
Bármilyen tapasztalt is a rendszergazda, előbb-utóbb biztosan hibázni fog. Lehet, hogy a hiba 50 ezer forintba, de az is lehet, hogy 50 millióba fog kerülni a cégnek. Bárhogy is, abban biztosak lehetünk, hogy a károkat nem a belsős rendszergazda fogja rendezni. Persze köthetünk biztosítást, de attól még nem oldódnak meg a problémák. Mi egy egész csapattal dolgozunk és még velünk is előfordulhat, hogy hibázunk, amiért viszont teljeskörű garanciát vállalunk.
